Бухгалтерский форум

Работнику-инвалиду I или  II группы вычет в размере 500 руб. предоставляется за каждый месяц в течение года и не зависит от размера его годового дохода (подп. 2 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Стандартные вычеты (и на работников, и на детей) предоставляется за каждый месяц года, в том числе и за месяцы, в которых не было дохода (Постановление Президиума ВАС от 14.07.2009 № 4431/09, Письмо Минфина от 04.09.2017 № 03-04-06/56583). 
То, что вычет, как вы говорите «отвязывается» от начисленного пособия, это правильно. Ведь исчислять НДФЛ надо на каждую дату получения дохода физлицом (нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной ранее в этом году суммы налога) (п. 3 ст. 226 НК РФ). А дата получения дохода в виде пособия по болезни – это дата его выплаты работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). 
Если сотрудник с сентября 2018 года по декабрь включительно был на больничном и больше никаких доходов до конца года не было, а оплата этого больничного прошла только в январе следующего года, то доход у работника будет в январе 2019. И в январе ему положен вычет. В 2018 году вычеты за сентябрь – декабрь работодателем не предоставляются и на следующий год не переносятся. Их можно получить только в ИФНС при подаче декларации (см. ниже).
Если в декабре работнику был выплачен больничный, начисленный в ноябре, то доход у работника возникает в декабре. Причем, если сотрудник весь ноябрь был на больничном, то в декабре вы предоставите вычет и за декабрь, и за ноябрь тоже. 
Если получилось так, что у работника были доходы с января по ноябрь включительно, а в декабре у работника никаких доходов не было (ни зарплаты, ни больничных), тогда у него нет даты получения дохода, на которую должен быть исчислен НДФЛ (п. 3 ст. 226 НК РФ). И в этом случае вычет за декабрь работодателем не предоставляется.
По данным налогового учета не возникает излишне удержанного налога, о котором вы могли бы уведомить работника, чтобы вернуть ему деньги (п. 1 ст. 231 НК РФ). И в этом случае вычет за декабрь работодатель предоставлять не должен. Это в 2018 году подтвердил Минфин, когда говорил о детском вычете (Письмо Минфина от 30.10.2018 № 03-04-05/78020). Но это справедливо и в вашей ситуации. 
Перенести декабрьский вычет на следующий год нельзя. 
В такой ситуации вычет за декабрь работник должен получать в налоговой инспекции. Для этого ему придется сдать в свою ИФНС декларацию по форме 3-НДФЛ за 2018 г., и отразить в ней все доходы и все вычеты, в том числе и вычет за декабрь (п. 4 ст. 218 НК РФ).
К декларации работник должен приложить документы, подтверждающие право на вычет, и справку 2-НДФЛ, из которой и будет видно, что в декабре у него нет доходов, а соответственно и не было вычетов.
О том, что в такой ситуации НДФЛ работнику должна возвращать ИФНС, нам подтвердил специалист ФНС Морозов Дмитрий Александрович – Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса (см. ГК, 2018, № 24, статья  «Кто предоставит детский вычет за декабрь»).